Gestion de la Paie, Logiciels de paie

Externalisation de la gestion de la paie

Le marché de l’externalisation des solutions de paie et GRH subit des mutations technologiques et marketing. Depuis son émergence, le vocabulaire employé change : Externalisation, infogérances, ASP, On Demand, SaaS et maintenant on parle du Cloud. Pour s’y retrouver il convient de distinguer les différents types d’externalisation et les environnements (commercial, technique et marketing) dans lesquelles elles évoluent.

Bien que l’externalisation soit un marché assez vaste, il convient de distinguer deux grandes tendances :

• L’externalisation partielle de la gestion de la paie : Elle concerne surtout l’externalisation de l’infrastructure technique (software et hardware). Le prestataire propose un service web pour le traitement de la paie en ligne (la solution de paie est hébergée sur son propre serveur web);
• L’externalisation totale de la gestion de la paie : Elle concerne l’externalisation de tous les services de traitement de la paie. Elle englobe la collecte, la saisie et les traitements des données chez le prestataire. Dans ce cas, le prestataire utilise sa propre infrastructure informatique.

Les solutions de gestion de la paie ont été les premières à développer une approche SaaS/Cloud. Ce modèle sera à terme un passage obligé pour tout éditeur de logiciels de paie et gestion des ressources humaines.

Externalisation de la gestion de la paie : Solution de paie SaaS/Cloud

L’externalisation partielle de la paie est donc une externalisation de l’infrastructure software et hardware. Le service web de traitement de la paie proposé par le prestataire comprend généralement :

• La mise en place de la solution de gestion de la paie sur le serveur web du prestataire;
• Le paramétrage de la solution de gestion de la paie;
• Un support technique (Hotline : souvent incluse dans le prix);
• Les sauvegardes périodiques;
• Les mises à jour nécessaires lors des évolutions juridiques et techniques.

Ces solutions web de gestion de la paie sont appelées : Solution de paie On Demand, Solution de paie SaaS ou dernièrement Solution de paie sur le Cloud.

Recourir à l’externalisation partielle de la paie dépend avant tout des besoins de l’entreprise et de sa volonté de supporter en interne une partie de son processus de paie, tant pour des raisons de coûts que de confiance dans la préservation de la confidentialité des données traitées.

Externalisation de la gestion de la paie : Avantages des solution de paie SaaS/Cloud

Le premier bénéfice de l’externalisation partielle de la gestion de la paie est bien sûr la maitrise des coûts. En effet, contrairement à l’acquisition d’un logiciel de paie standard, vous n’avez pas d’investissement à faire. La solution de paie SaaS/Cloud se présente comme un abonnement annuel puisque le modèle de commercialisation est orienté vers la vente de l’applicatif de gestion de la paie comme un service et non pas sous forme de licence d’utilisation (SaaS = Software as a Service).
La rapidité du déploiement permet une exploitation presque immédiate de la solution et les mises à jour de l’applicatif se fait directement sur le serveur du prestataire de manière transparente pour l’utilisateur.

Étant donnée que le prestataire assure la disponibilité de la solution de paie sur sa plateforme hardware (serveur d’hébergement web), sa maintenance et son évolution, vous bénéficiez non seulement de l’expertise du prestataire et de son service de veille juridique et technologique, mais aussi des avantages ci-dessous :

• Réduction et maitrise des coûts : Facturation en fonction des besoins et tarifs transparents;
• Déploiement rapide et flexible : un simple paramétrage fonctionnel est nécessaire;
• Solution de gestion de paie disponible 24H/24;
• Sauvegarde et sécurisation des données assurées par l’éditeur;
• Évolutivité de la solution en cas de changements juridiques ou fiscaux.

Externalisation de la gestion de la paie : Choisir sa solution de gestion de paie SaaS/Cloud

Les solutions de gestion de la paie en SaaS/Cloud sont souvent proposées avec :

• Un coût du bulletin de paie dégressif selon l’effectif traité ;
• Une offre de support téléphonique (disponible aux heures ouvrables) compris dans la tarification de base ;
• Un engagement sur une durée minimale d’une année.

Pour simplifier, nous pouvons lister les principaux critères de choix d’un solution de paie Saas/Cloud :

1. L’adéquation de l’étendue de la couverture fonctionnelle de la solution de paie avec les besoins de l’entreprise;
2. La conformité  de la solution de paie aux standards juridiques et fiscaux : l’externalisation de la paie suppose des objectifs de ponctualité, d’exactitude et de conformité légale;
3. Évolutivité de la solution : Disponibilité des mises à jour dues aux évolutions juridiques et fiscales;
4. La réversibilité de la solution de paie : c’est à dire la possibilité de revenir en mode internalisé dans les conditions les plus optimales possibles;
5. La compétence, la qualité de service et l’engagement de résultat du prestataire (Éditeur).

Les solutions de gestion de la paie  mode SaaS/Cloud apporte globalement une satisfaction élevée aux utilisateurs. L’expertise, que développe les différents acteurs du marché tant d’un point de vue fonctionnel paie et RH que d’un point de vue technologique en matière de SaaS/Cloud, fait que ce modèle sera à terme un passage obligé pour tout éditeur de logiciels de paie et gestion des ressources humaines.