Externalisation totale de la gestion de la paie : Avantages et Inconvénients
Comme tout projet de sous-traitance, les clés de réussite d’un projet d’externalisation de la gestion de la paie résident avant tout dans son approche. Il s’agit de définir avec précision ce que l’on attend de l’externalisation (les objectifs) et comment on le fait (les processus).
L’entreprise doit être convaincue que l’externalisation est le bon choix à faire. Elle doit ensuite choisir un bon partenaire en fonction du degré d’externalisation qu’elle souhaite. La paie est un domaine qui demande un certain nombre de compétences spécifiques, il est donc nécessaire de prendre le temps de choisir un prestataire qualifié.
Externalisation de la paie : Avantages
Si la démarche d’externalisation totale de la gestion de la paie a bien été étudiée et le contrat de sous-traitance a bien cerné les devoirs et les obligations des deux parties, alors l’externalisation présente les avantages suivants :
- Assurer la permanence des prestations : L’entreprise confie la totalité de la gestion et n’a dès lors plus à se soucier des formalités liés à la gestion de la paie ; en outre la gestion de la paie ne dépend plus d’une personne en interne qui peut s’absenter ou quitter l’entreprise;
- Minimiser les risques : Le prestataire de paie assurent une veille juridique permanente s’assurant ainsi de la conformité de calcul des bulletins de paie, ce qui limite le risque conflictuel et ses conséquences. Il évite ainsi à l’entreprise cliente la possibilité de commettre des erreurs et/ou des oublis et assure le respect des délais des déclarations sociales et fiscales en évitant les pénalités de retards ;
- Maîtrise et réduction du budget lié au service de paie : pour certaines entreprises, le coût de gestion est souvent moindre que celui réalisé en interne. Il n’y a pas besoin de mobiliser un gestionnaire de paie en interne et de faire d’importants investissements (Achat de logiciel avec la formation et la maintenance afférentes);
- Optimisation de la gestion du temps de son personnel : l’externalisation de la gestion de la paie permet de se focaliser sur d’autres tâches et opérations créatrices de valeur ajoutée pour l’entreprise;
- Assistance managériale et juridique : au delà de l’aspect technique de la gestion de la paie, le prestataire peut conseiller son client dans la rédaction de contrats de travail, la mise en place des représentants du personnel, la mise en place des obligations d’affichage, la gestion des arrêts maladie, la gestion des risques de conflit pouvant aboutir devant les juridictions compétentes, etc;
Externalisation de la paie : Inconvénients
Même si les bénéfices de l’externalisation peuvent être multiples pour l’entreprise, l’externalisation n’est pas une démarche sans risques. Parmi les revers de l’externalisation et dont il faut connaître et évaluer les dangers :
- Perte de confidentialité des données ;
- Risque de mésentente entre le prestataire et le client ;
- Une ré-internalisation qui doit être envisagé avec appréhension (complication dans la gestion et la migration des données du logiciel du prestataire vers la solution interne);
- Difficulté de changer de prestataire ;
- Perte de maîtrise d’une fonction importante pour les entreprises : la paie des salariés (les possibles retards sur la paie des salariés peut avoir un impact important sur la productivité).
L’externalisation de la paie : ce qu’il faut savoir
- L’externalisation de la paie ne dispense pas de la gestion de certains paramètres tels que la gestion du pointage et les absences, ni d’une vérification.
- L’entreprise reste aussi responsable des données fournies à son prestataire de paie mais également des éléments émis par ce dernier.