Externalisation totale de la gestion de la paie : Principe et Fonctionnement

Externalisation totale de la gestion de la paie : Principe et Fonctionnement

Gestion de la paie

Comme nous l’avons vu sur les articles précédents, pour gérer la paie des salariés, les entreprises ont le choix entre :

Même si techniquement, toutes les entreprises peuvent gérer la paie en interne, la gestion de la paie reste comme même une activité compliquée faisant appel à des compétences dans les domaines juridique, fiscal, social, réglementaire et conventionnel.
Alors, compte tenu de l’accroissement de la complexité de la gestion de la paie (fiscalité et gestion sociale en constante évolution, modifications législatives et conventionnelles, etc.), certaines entreprises optent pour l’externalisation totale de la gestion de la paie.

Au Maroc, pour externaliser leurs gestions de la paie, les TPE choisissent généralement les fiduciaires alors que les PME importantes s’orientent vers les experts comptables et les prestataires spécialisés.

Externaliser la gestion de la paie repose sur plusieurs raisons spécifiques :

  • Le manque de ressource et de compétences en interne : l’entreprise ne dispose simplement pas de personne qualifiée au sein du personnel ou le service comptable est déjà occupé à temps plein sur les activités de comptabilité et ne peut pas se consacrer à la gestion de la paie;
  • Réduction du risque : en externalisant la gestion de la paie, l’entreprise bénéficie de l’expertise du prestataire externe;
  • Diminution du coût : Assurer en interne la gestion de la paie implique à la fois un investissement humain (il s’agit de recruter un gestionnaire de paie et lui assurer une formation continue sur les aspects juridique, social et fiscal) et un investissement matériel (logiciels, ordinateurs). En externalisant l’entreprise réalise ainsi des économies ;
  • Éviter les retards dans les déclarations et les paiements de différentes charges fiscales et cotisations sociales.

Gestion de la paie : Externalisation totale de la paie

La décision d’externaliser la gestion de la paie ne doit pas être examinée comme un simple projet de sous-traitance d’une activité considérée à faible valeur ajoutée (parfois à tort, étant donnée que la gestion de la paie peut être le noyau d’une gestion globale des ressources humaines). Il s’agit avant tout d’un projet de transférer une tâche importante pour une entreprise (la paie des salariés) à un prestataire externe.

Si pour les TPE, l’externalisation de la gestion de la paie représente un choix naturel, les PME doivent réaliser un audit préalable pour pouvoir répondre objectivement à la question d’externaliser ou pas leurs gestions de la paie. C’est en fonction des conclusions de l’audit que l’externalisation de la gestion de la paie peut avoir du sens ou non.

Externalisation de la paie : Principe et Fonctionnement

Le principe de l’externalisation de la gestion de la paie est de confier la totalité du poste paie à un prestataire externe (fiduciaires, experts comptables, cabinets spécialisés). L’entreprise communique simplement des données essentielles au calcul et à l’édition des bulletins de paie des salariés : éléments fixes du salaire et les parties variables. Le prestataire calcule et édite alors les bulletins de paie, génère les états de paiement des salariés et prend en charge les formalités déclaratives.

Schéma du mode de fonctionnement de l’externalisation totale de la paie
Entreprise
L’entreprise transmet au prestataire les éléments essentiels pour le traitement de la paie des salariés (éléments fixes et variables) :

  • Salaire de base;
  • Heures normales de travail;
  • Heures supplémentaires;
  • Les congés (payés, maladies, spéciaux);
  • Les primes et indemnités;
  • Les avances et saisies sur salaire éventuelles;
  • et tous les autres éléments qui vont apporter un changement au salaire.
Services de base offerts par les prestataires
Le prestataire prend alors en charge le dossier et retourne à l’entreprise cliente les bulletins de paie (sous format papier ou électronique) qui vont être délivrés aux salariés.En plus des bulletins de paie, le prestataire doit s’acquitter des tâches suivantes :

  • Editer les états des ordres de paiement des salariés : en Espèce, par chèques et virements, etc…;
  • Editer un livre de paie;
  • Editer et réaliser les déclarations sociales : CNSS, AMO, Mutuelles et Retraites;
  • Editer et réaliser les déclarations fiscales : Etat de l’impôt sur le revenu IR, Etat annuel de déclaration des salaires;
  • Gérer et administrer le fichier du personnel : mise à jours des fiches salariés (modification des données, saisie des sorties et des entrées), gérer les congés payés, éditer les soldes de tout compte, éditer les attestations;
  • Editer l’état récapitulatif des charges;
  • Editer une fiche de comptabilisation.

D’autres services peuvent être proposées par le prestataire :

  • Génération de fichiers pour une intégration automatique de la paie dans la comptabilité du client,
  • Une assistance conseil sur les questions du droit du travail,
  • Une assistance sur les questions de licenciement avec calcul des indemnités de licenciement;
  • Le routage automatisé des bulletins de paie;
  • Une assistance lors de contrôles sociaux et/ou fiscaux;
  • La consultation en ligne de la paie du client : Administration du personnel, Edition des états (déclarations, borderaux de paiement, états des ordres de paiement,…) et le téléchargement des tableaux de bord.



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